Invoice adalah satu dari sekian banyaknya istilah yang harus dipelajari dalam kegiatan bisnis. Invoice ini berhubungan dengan kegiatan jual beli, baik yang dilakukan oleh perusahaan besar maupun kecil.

Biasanya orang awam lebih mengenal dengan nota ataupun kwitansi, tetapi perlu Anda ketahui bahwa invoice berbeda dengan keduanya. Untuk lebih mengetahui lebih jelas mengenai invoice, Anda dapat menyimak informasi di bawah ini:

Pengertian Invoice yang Harus Anda Ketahui

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), arti invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, harga yang harus dibayar.

Tenggat waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaran akan disesuaikan dengan kesepakatan pada purchase order.

Invoice adalah salah satu dokumen yang wajib yang dimiliki oleh setiap badan usaha kena pajak yang berguna sebagai bukti dari transaksi pembelian yang berisi item dan jumlah pembayaran yang harus dibayar.

Sebagai arsipan untuk pihak yang berkepentingan kepentingan, invoice harus dibuat beberapa rangkap atau terintegrasi.

Biasanya bagi pihak pembeli, dokumen ini dijadikan sebagai bukti kas keluar atau transaksi pembelian. Sedangkan, bagi pihak penjual pastinya akan dijadikan sebagai bukti kas masuk, penagihan maupun bukti pembayaran pajak.

Format Pembuatan Invoice

Invoice umumnya dibuat tiga rangkap. Rangkap pertama ditujukan kepada pihak pembeli sebagai bukti pembayaran, sedangkan rangkap kedua untuk pihak penjual sebagai lampiran penagihan dan rangkap ketiga untuk disimpan di dalam buku faktur.

Sebenarnya tidak ada format baku dalam pembuatan invoice, tetapi untuk memberikan keamanan dan perincian, informasi yang sebaiknya tercantum dan tidak boleh ditinggalkan dalam invoice antara lain:

1. Keterangan terkait perusahaan penjual

2. Keterangan terkait perusahaan pembeli

Perusaah pembeli dalam hal ini berposisi sebagai pelanggan yang dijadikan sebagai tujuan penagihan

3. Nomor invoice

Nomor invoice adalah nomor yang tertera pada invoice. Nomor ini digunakan untuk mempermudah penyusunan invoice dan biasanya dibuat berdasarkan nomor urut cetak.

Untuk menghindari nomor double/ganda, perusahaan dapat memanfaatkan sistem software akuntansi yang dapat menerbitkan invoice dengan nomor urut cetak secara komputerisasi sehingga dapat meminimalisir terjadinya human error.

4. Tanggal terjadinya transaksi

5. Keterangan terkait daftar barang yang dibeli

Informasi ini mencakup jenis barang atau jasa yang dibeli perusahaan, harga per barang atau jasa, total harga secara keseluruhan, besaran pajak yang harus dibayarkan serta harga yang harus dibayar setelah kena pajak

6. Jumlah diskon dan biaya pengiriman (bila perusahaan yang bersangkutan memberikan)

7. Sistem pembayaran

Apabila pembayaran atas pembelian barang atau jasa dilakukan secara transfer melalui rekening bank, maka sebagai pihak penjual harus mencantumkan nomor rekening perusahaan.

Baca juga : Apa itu Letter of Credit?

Pentingnya Invoice Bagi Perusahaan

Sebenarnya, apa sih pentingnya invoice bagi perusahaan? Mungkin beberapa dari Anda juga menanyakan hal itu. Maka dari itu, simak terlebih dahulu alasannya sebagau berikut:

• Sebagai bukti pembayaran

Bagi pembeli tentunya harus memiliki bukti pembayaran saat melakukan transaksi pembelian barang ataupun jasa. Dengan bukti pembayaran, akan membantu proses pembayaran terkait pembelian yang dilakukan.

Dokumen ini dibuat karena pembayaran atau tagihan yang dilakukan dalam jumlah yang besar. Sehingga invoice akan sangat penting sebagai bukti apabila sewaktu-waktu terjadi halal yang tidak diinginkan.

• Sebagai dokumen perusahaan

Pembuatan invoice bagi perusahaan bertujuan untuk memudahkan pembukuan transaksi keuangan serta sebagai bukti dokumen dari penjualan barang ataupun jasa.

Perusahaan yang kredibel dan profesional pastinya akan menyimpan bukti arsip secara rinci. Selain sebagai arsip, dokumen ini juga akan memberikan kemudahan dalam melakukan pencatatan akuntansi keuangan perusahaan.

•  Sebagai bukti apabila terjadi kesalahan

Apabila terjadi kendala dalam pengiriman dan barang tidak sampai di tempat tujuan,  maka invoice ini berguna untuk melakukan pengcroscheckan kembali terkait pengiriman barang serta tagihan yang dibayarkan.

• Sebagai bukti untuk laporan pajak

Badan usaha atau perusahaan yang telah kena pajak pastinya harus melakukan pembayaran pajak pada tiap tahun. Terkait hal tersebut, invoice dapat dilakukan untuk kepentingan perusahaan melaporkan pajak tahunannya.

• Sebagai rujukan

Sebagai rujukan yang sah apabila barang atau jasa akan dijual kembali kepada pihak lain.

Jenis-jenis Invoice

Menurut fungsinya, invoice dibedakan menjadi 3 macam yaitu:

• Invoice biasa

Jenis invoice ini menjadi jenis yang paling umum digunakan saat melakukan transaksi.

Hal yang termuat dalam invoice ini antara lain keterangan dari badan usaha pihak penjual dan pembeli, perincian item produk, dan total harga yang harus dibayarkan oleh perusahaan pembeli.

• Invoice proforma/proforma invoice

Proforma invoice adalah jenis invoice yang memiliki sifat sementara atau transaksi masih belum selesai.

Invoice ini diberikan kepada pembeli sebelum penjual mengirimkan semua barang yang dipesan. Untuk barangnya, biasanya akan dikirimkan secara berkala atau bertahap.

Apabila seluruh barang telah diterima oleh pembeli, maka penjual akan memberikan invoice biasa. Tujuan penggantian invoice ini adalah sebagai dokumen penagihan dan bukti bahwa barang telah diterima pembeli secara keseluruhan.

• Invoice konsuler

Jenis invoice ini digunakan secara khusus untuk kegiatan perdagangan internasional atau dalam lingkup antar negara. Invoice ini tidak sembarangan dapat dicetak.

Pihak yang berkepentingan harus memiliki cap khusus sebagai tanda pengesahan dan persetujuan dari keduataan besar Negara atau perwakilan Negara yang dituju.

Perbedaan Invoice dan Nota

Apa sih perbedaan invoice dengan nota? Tidak sedikit orang mengartikan bahwa keduanya sama, padahal sebenarnya berbeda. Simak apa saja perbedaannya sebagai berikut:

1. Invoice berguna untuk badan usaha kena pajak, sedangkan nota biasanya lebih tidak untuk kegiatan profesional dan bersifat lebih umum.
2. Harga barang yang tertera pada invoice akan dikenakan pajak, sedangkan barang pada nota tidak dikenakan pajak.
3. Invoice dicetak secara otomatis dan umumnya pihak perusahaan memiliki digital template, sedangkan nota masih ditulis secara manual.
4. Data pada invoice yang dicetak biasanya akan masuk ke dalam sistem informasi yang terintegrasi, sedangkan nota tidak memiliki jejak riwayat dalam sistem karena memang pembuatannya masih manual.

Pemakaian invoice lebih disarankan daripada nota meskipun badan usaha yang dimiliki belum terdaftar sebagai usaha kena pajak.

Dengan badan usaha memakai invoice, maka data akan otomatis tersimpan serta dapat memudahkan pekerjaan bagian penjualan  atau keuangan. Hal tersebut nantinya akan membantu mengurangi penggunaan kertas dan data akan tersimpan secara baik oleh sistem.

Perbedaan Invoice dan Kwitansi

Invoice menjadi dokumen transaksi yang memuat perhitungan penjualan dengan pembayaran di kemudian hari yang diserahkan oleh penjual kepada pembeli. Invoice akan diberikan kepada pembeli setelah melakukan pemesanan.

Sedangkan kwitansi tanda bukti yang diserahkan penjual kepada pembeli setelah pembayaran dilakukan dan diberikan tanda tangan penerima. Kwitansi akan diberikan kepada pembeli setelah adanya penyerahan sejumlah uang.

Kesimpulannya, invoice adalah surat panggilan untuk membayar hutang dagang atau tagihan atas pembelian barang dan jasa. Tingkat kelancaran pembayaran, akan mempermudah pembeli untuk menjalin kerjasama dengan penjual, atau bahkan mungkin dapat mendapatkan prioritas di perusahaan.

Sebagai pihak yang terlibat, baik itu perusahaan penjual maupun pembeli sebaiknya selalu mengarsipkan data invoice. Pengarsipan jangan hanya pada perangkat, dengan adanya kecanggihan teknologi, Anda dapat menggunakan google drive atau dropbox sebagai backup data.

Bagi Anda yang saat ini masih menjadi pebisnis pemula dan baru mendirikan sebuah usaha, pastikan untuk selalu teliti dalam pembuatan invoice, karena invoice akan menjadi salah satu dasar Anda dalam memantau transaksi utang piutang perusahaan.