Kwitansi adalah salah satu kata yang cukup sering didengar dalam kehidupan sehari-hari. Bagaimana tidak, penggunaan kwitansi ini kerap kali menyertai dalam transaksi yang dilakukan.

Tentu saja penggunaan kwitansi ini diharapkan dapat memperjelas dan sebagai tanda bukti telah dilakukannya transaksi. Untuk mau tahu lebih jelas mengenai kwitansi, simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.

Pengertian Kwitansi Adalah

Hal pertama yang perlu diketahui adalah terkait pengertian kwitansi itu sendiri. Tidak sedikit yang mengenali invoice adalah kwitansi.

Kwitansi merupakan bukti dari adanya penerimaan sejumlah uang yang di dalamnya terdapat tanda tangan oleh pihak penerima yang kemudian diserahkan kepada pihak pembayar sebagai tanda adanya transaksi.

Selain itu kwitansi juga bisa diartikan sebagai bukti terkait adanya pengiriman uang yang sudah dilakukan oleh pihak pendonor kepada pihak penerima dan juga sudah ditandatangani oleh pihak penting mah dengan jumlah nominal yang sesuai dengan surat yang ada.

Perlu diketahui bahwa kwitansi ini harus disertai dengan adanya penjelasan mengenai tanggal, tempat dan alasan pengiriman uang. Secara umum hal ini dimaksudkan agar bukti transaksi menjadi lebih kuat.

Sementara itu untuk pengertian lainnya dari kwitansi ini yaitu dokumen ataupun surat yang digunakan sebagai bukti adanya transaksi dengan diterimanya sejumlah uang dari pendonor kepada penerima.

Baca juga : Apa itu Invoice?

Ciri-ciri Kwitansi

Kwitansi bisa dikenali dengan berbagai ciri-ciri yaitu:

• Pertama, kwitansi terbagi menjadi dua bagian yakni sub kwitansi yang difungsikan sebagai bukti telah diterimanya sejumlah uang dan biasanya pada sebelah kanan terdapat bukti yang bisa diserahkan kepada pihak pembayar.
• Kedua, kwitansi dibuat berjumlah rangkap 2 dimana pada bagian atas merupakan dokumen yang asli. Bagian yang asli ini akan diberikan kepada pihak pembayar sementara untuk bagian bawah akan disimpan oleh pihak yang menerima sejumlah uang
• Ketiga, informasi yang ada dalam kwitansi biasanya pembuat nama lengkap pihak yang memberikan uang, jumlah uang yang dibayarkan, lokasi tanggal serta tidak lupa tanda tangan dari pihak penerima.

Macam-macam Kwitansi

Perlu diketahui bahwa kwitansi terbagi lagi menjadi beberapa macam yaitu sebagai berikut:

• Kwitansi Transaksi Produk

Kwitansi jenis ini digunakan untuk menjelaskan mengenai barang yang dibeli oleh konsumen. Adapun tanda yang diberikan akan mencakup informasi mengenai nomor seri lengkap dari barang yang dibeli, jenis barang, alamat pelanggan Dan juga harga barang yang dibeli

• Kwitansi Pembayaran

Selanjutnya adalah kwitansi pembayaran. Sesuai dengan namanya, kwitansi pembayaran adalah kwitansi yang digunakan sebagai bukti pembayaran dimana wujudnya bisa berupa pengembalian uang maupun angsuran.

• Kwitansi Transfer Uang

Biasanya, setelah dilakukan transfer, juga bisa didapatkan kwitansi. Bedanya hal ini digunakan oleh institusi tertentu seperti perbankan. Informasi yang dimuat dalam kwitansi biasanya bersifat jelas dengan mencantumkan nomor akun.

• Kwitansi Cash Receipt

Secara umum, kwitansi jenis ini ditemukan di tempat kerja. Biasanya kwitansi ini agar menjelaskan dana yang masuk dan juga dana yang keluar. Kwitansi ini nantinya akan diarsipkan untuk selanjutnya digunakan sebagai bukti keuangan sampai peninjauan akan dilakukan.

• Kwitansi Serah Terima Uang

Adapun jenis kwitansi yang satu ini cukup sering digunakan atau bahkan yang paling banyak digunakan. Di dalam kwitansi ini akan diperlihatkan nominal angka dari jumlah uang yang dikirimkan kepada seseorang, lembaga maupun perusahaan.

Klasifikasi Kwitansi

Selain jenis, perlu diperhatikan bahwa kwitansi memiliki klasifikasi. Biasanya kwitansi akan disertai dengan stempel yang bertujuan untuk memperkuat Sisi legalitasnya.

Secara umum, ada banyak jenis kwitansi yang digunakan oleh suatu perusahaan ketika melakukan transaksi. Beberapa diantaranya masih ada yang menggunakan buku tanda terima.

Selain itu, juga perlu diketahui terkait penulisan kwitansi. Adapun penulisan kwitansi yang benar adalah berikut

• Pertama, kwitansi bisa dibuat dengan bantuan Microsoft Word dengan memilih tipe kertas A6
• Selanjutnya perlu diisikan nama, tanggal, nama toko dan alamat toko pengirim
• Pada bagian isinya, bisa dibuat tabel yang isinya barang-barang yang akan dibeli. Selanjutnya tabel tersebut bisa diisi sesuai dengan keperluan. Jika keperluan dirasa lebih banyak dari tabel yang ada maka bisa dikondisikan semaksimal mungkin agar bisa tertampung semua
• Pada bagian kolom terakhir, tambahkan total untuk menghitung keseluruhan barang yang dibeli
• Jangan lupa untuk membubuhkan catatan yang diperlukan dan menyelipkan hormat kami serta tangan
• Agar tampak legalitasnya, silakan tambahkan chat stempel maupun materai jika diperlukan

Perlu diketahui bahwa membuat kwitansi tidak boleh sembarangan karena ada beberapa poin yang seharusnya tidak dilewatkan. Poin-poin ini seharusnya ada pada kuitansi yang dibuat. Adapun poin-poin yang dimaksud yaitu sebagai berikut:

• Nomor, dimana hal ini akan membantu perusahaan ketika ingin membedakan kwitansi yang satu dengan yang lainnya. Pengguna bisa memesan kwitansi dengan angka maupun huruf. Jika menginginkan format numerik maka pengguna bisa melakukannya dengan persyaratan yang diinginkan.
• Nama lengkap, hal ini mencakup nama lengkap yang melakukan transaksi adakah nama lengkap agen sebagai penghasil uang
• Nominal, tentunya hal ini penting untuk diperhatikan di dalam sebuah kwitansi. Biasanya nominal uang ini akan ditulis dalam format angka maupun huruf
• Tempat tanggal dan hari transaksi. Tentunya ini untuk memudahkan pencatatan sebagai penanda waktu dilakukannya transaksi
• Tujuan pembayaran, hal ini juga bisa dijelaskan dalam kwitansi
• Nama lengkap dan posisi agensi yang menerima uang. Pastikan bahwa hal ini juga sudah ditandatangani
• Stempel perusahaan yang menerima sejumlah uang atau menerima pembayaran. Adanya stempel ini bisa menambah Sisi legalitas dari transaksi yang dilakukan
• Jika menggunakan stempel, maka perlu diperhatikan bahwa tangan yang ada didalamnya harus merujuk gambar stempel yang sudah dibuat

Sementara itu untuk penerimaan uang dengan adanya baterai maka perlu memperhatikan beberapa ketentuan yang sudah ditetapkan oleh Menteri Keuangan Indonesia.

Oleh sebab itu perlu untuk meng-update informasi mengenai peraturan terbaru tentang rentang nominal transaksi yang diharuskan untuk menggunakan materai.

Manfaat dan Fungsi Kwitansi

Hadirnya kwitansi ini memang disertai dengan beberapa fungsi dan manfaat. Adapun fungsi dan manfaat dari kwitansi ini terkait dengan bukti adanya transaksi terhadap penyerahan sejumlah. Bukti ini tentunya dianggap sebagai sesuatu yang sah.

Dengan adanya kwitansi, maka dapat diketahui berbagai informasi mengenai transaksi yang sudah dilakukan. Terutama dari segi nominal yang sudah dibayarkan.

Tidak heran jika kwitansi juga bisa disebut sebagai nota tagihan. Ada beberapa poin penting yang perlu digarisbawahi dari manfaat dan fungsi kwitansi yaitu sebagai berikut.

• Pertama, sebagai bukti bagi pihak pembeli bahwa telah terjadi transaksi pembayaran atau penyerahan sejumlah uang kepada pihak penjual
• Kedua sebagai bukti bagi pihak penjual  setelah menerima sejumlah uang dari pihak pembeli. Dengan begitu hal ini bisa menjadi bukti jika sewaktu-waktu terdapat kekeliruan atau persoalan mengenai transaksi yang dilakukan
• Ketiga sebagai alat bukti jika diperlukan. Misalnya saja saat di persidangan jika suatu waktu ada gugatan terkait dengan transaksi yang sebelumnya pernah dilakukan.