Dalam dunia bisnis atau usaha, tidak akan pernah lepas dari pengelolaan stok barang. Umumnya bidang usaha ekonomi dibagi menjadi dua kubu besar, yakni perusahaan dagang dan perusahaan jasa.

Perusahaan dagang perlu usaha untuk mengelola barang dagangan yang akan didistribusikan ke pasar, hingga sampai ke tangan konsumen. Akan ada banyak tahaoan untuk mengontrol barang di pusat maupun cabang, ditambah lagi jumlah cabang lebih dari satu. Belum lagi bila menggeluti bisnis retail dengan ragam jenis produk yang perlu direkap satu per satu.

Hal itu tentu sangat merepotkan, bila tidak ditangani secara sistematis, maka berpeluang menghambat pekerjaan penting lainnya. Juragan tidak ingin bisnis menjadi amburadul akibat stock barang, bukan?

Cara Mengatur Arus Barang

Seorang pebisnis perlu melakukan perencanaan dan mengatur arus barang dalam gudang. Beberapa cara bisa dilakukan dalam menatur stok agar tetap kondusif dan minim risiko kerusakan barang selama masa penyimpana, berikut caranya:

• Sediakan gudang penyimpanan khusus sebagai tempat stock opname/ barang
• Melakukan persiapan data dan dokumen pencatatan stok, disarankan secara otomatis dan sistematis berbasis digital dibandingkan contoh pembukuan barang manual.
• Melakukan perkiraan stok barang yang harus disediakan setiap periodenya.
• Melakukan pengecekan atau inspeksi barang sebelum disimpan dalam gudang, berikan kode atau barcode untuk tiap jenis barang.
• Memberikan penanda khusus pada beberapa barang yang membutuhkan perlakuan khusus.
• Memisahkan jenis barang maupun yang baru datang untuk memudahkan sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expaired First Out)
• Melakukan pencatatan secara berkala terkait arus barang masik dan keluar per harinya, menggunakan sistem berbasis digital untuk mempermudah proses rekap selanjutnya.

Mengenal Pengertian Stok Opname/ Barang

Perusahaan dagang wajib mengelola stok produk agar usaha dapat berjalan lancar dan tidak mengganggu mobilitas penjualan. Apa itu stok barang menjadi hal krusial bagi mereka, terutama usaha yang telah memiliki distributor atau cabang di banyak lokasi.

Pengertian stok barang atau stok opname ialah kegiatan perhitungan persediaan barang atau stok dagangan secara fisik yang disimpan dalam gudang sebelum dioerjualkan. Tujuannya untuk mengendalikan arus barang internal.

Selain untuk mengetahui persediaan barang dagang, stok opname diharapkan dapat membantu mempermudah perhitungan kas, aktiva, piutang dan hutang perusahaan. Dengan begitu, suatu bisnis akan mudah menganalisis perkembangan dan dibandingkan dengan jumlah persediaan di tahun-tahun sebelumnya.

Penanganan dan pengelolaan stok opname yang tepat dan akurat dapat meminimalisir terjadinya kesalahan, kerusakan hingga kehilangan barang yang berujung kerugian materiil usaha.

Laporan Stok Opname/ Barang

Juragan sebagai pebisnis tentu memiliki stok opname untuk dijual, melakukan pelaporan persediaan barang merupakan aktivitas yang harus dilakukan secara berkala, bahkan setiap hari untuk memastikan kondisi barang dan perhitungan pembelian untuk stok selanjutnya.

Contoh laporan stok barang harian excel merupakan satu dari beberapa metode konvesional dalam pencatatan arus barang. Microsoft excel merupakan aplikasi office bawaan Microsoft yang telah dikenal memiliki kemampuan untuk dimanfaatkan melakukan pelaporan berbasis table dan perhitungan.

Laporan manual ini dibuat dengan menginput data seperti nomor, kode barang, nama barang, stok awal, jumlah masuk, barang keluar dan stok akhir. Data diambil berdasarkan perhitungan konvensional oleh personil yang punya wewenang.

Mengacu pada contoh pelaporan stok harian di Excel, berikut beberapa catatan penting mengenai cara menyusun laporan:

• Buat template laporan dahulu, Juragan harus mengkreasikan sendiri table dan poin yang ingin dimasukkan.
• Buat table berisi poin di atas.
• Isi secara manual kolom yang sudah dibuat sebelumnya.

Template yang sudah dibuat bisa digunakan untuk stok opname selanjutnya, cukup copy paste ketika ingin menggunakan data terbaru.

• Stok awal: menyatakan jumlah produk yang tersedia di hari itu dan telah melalui rekap di hari sebelumnya.
• Jumlah barang masuk: menyatakan jumlah produk yang baru dating dan masuk ke Gudang, contohnya saat pesanan dari supplier datang hari itu.
• Jumlah barang keluar: kebalikan dari jumlah barang masuk, yakni jumlah produk keluar dari Gudang karena pembelian.
• Juragan bisa gunakan rumus LOOKUP untuk melihat jumlah barang masuk dan keluar. Cara menggunakan LOOKUP, buat table baru memuat pencatatan stok opname masuk dan keluar secara terpisah (Sheet baru dalam file seperti laporan)
• Stok akhir: jumlah barang di akhir hari, dengan rumus stok awal + jumlah barang masuk -jumlah barang keluar.

Contoh Pembukuan Stok Barang Manual

Penyebab Kesalahan Stok Barang

Masalah selisih pada stock barang berasal dari hal sepele yang tidak diperhitungkan dengan teliti. Beberapa penyebab terbesarnya kerap muncul seperti berikut ini:

1. Kurangnya Pengecekan Fisik

Pengecekan fisik diperlukan untuk memastikan keberadaan barang secara nyata, barang yang tersimpan dalam gudang tidak akan selalu dalam kodisi baik. Terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi kualitas dan kuantitas barang, seoerti nilai penyusutan atau barang rusak.

Maka dari itu, penting selalu melakukan pengecekan barang di gudang secara berkala agar dapat dipilah dan dihitung berapa banyak barang layak dijual dan meminimalisir kerusakan barang dengan berbagai pencegahan, seperti pengkondisian suhu dan kelembapan gudang.

2. Arus Barang

Proses pengiriman dan penerimaan barang menyebabkan selisih pada stok opname. Sebab, pencatatan data barang yang diterima dan keluar bisa salah dan tidak sesuai. Hal ini banyak terjadi akibat faktor human error yang kurang teliti dalam pencatatan barang masuk dan keluar.

3. Stok Opname Salah

Kesalahan ini merupakan manifestasi dari dokumentasi arus barang yang tidak sesuai, setiap pebisnis melakukan stok untuk mengecek dan memastikan jumlah barang yang dimiliki. Tujuannya untuk mengontrol barang yang tersedia dan menjadi acuan untuk mengambil keputusan persediaan barang selanjutnya.

4. Pengelolaan Stock Barang Manual

Beberapa bisnis ternyata masih menggunakan sistem manual pada pengelolaan stok, metode konvensional dinilai masih sanggup merekap data barang. Padahal, pengelolaan barang secara manual tidak efisien dan menyebabkan banyak kesalahan akibat human error.

Tanpa disadari, hal itulah yang menyebabkan selisih stok dalam gudang. Maka dari itu, Juragan yang sedang menggeluti bisnis wajib beralih ke media pengelolaan yang lebih efektif dan efisien secara digital. Salah satunya BukuWarung, aplikasi stok barang ini tidak hanya mengelola barang Juragan, namun memiliki banyak fitur untuk memaksimalkan bisnis, seperti mengatur harga jual, modal, pencatatan keuangan hingga pengelolaan hutang piutang. Menariknya lagi, aplikasi ini gratis dan bisa download langsung di PlayStore.