JANGAN SAMPAI USAHA BANGKRUT Install aplikasi ini utk menghindari UNDUH

Pengertian Account Payable

Kenali lebih banyak tentang account payable, mulai dari pengertian, fungsi hingga pembahasan staff acccount payable berikut ini.

Dalam ilmu akuntansi sering terdengar istilah account payable. Lalu sebenarnya, apa sih pengertian, fungsi dan pentingnya AP?

Simak selengkapnya di BukuWarung berikut ini.

Pengertian Account Payable

"Pengertian

Ingetin Pembayaran Jadi Gampang

Account payable adalah sebuah tanggungan utang yang dimiliki oleh perusahaan yang harus dilunasi sebelum jatuh tempo sesuai dengan perjanjian antara pihak kreditur dengan perusahaan.

Account payable ini umumnya muncul ketika perusahaan memutuskan untuk membeli kebutuhan secara kredit.

Tak hanya satu alasan tersebut, juga mungkin saja muncul apabila perusahaan melakukan transaksi pembelian dengan sistem uang muka. Pelunasan baru akan dilakukan ketika barang sudah diterima.

Perusahaan yang melakukan kedua sistem ini didominasi oleh perusahaan jual beli produk siap pakai dan perusahaan industri.

Penting untuk diketahui

Pentingnya Mengecek Account Payable
unsplash.com

Peran account payable sangat penting bagi sebuah perusahaan. Akun ini perlu dicek secara teratur supaya perusahaan mengetahui dan memahami tanggung jawab yang harus diselesaikannya, yaitu membayar dan melunasi sisa utang.

Supaya utang tidak menumpuk dan membuat perusahaan mengalami kerugian, sebaiknya utang segera dilunasi ketika barang diterima.

Selain meringankan beban, proses bisnis dengan pihak klien pun akan selalu lancar.

Sayangnya, pencatatan account payable tak jarang mengalami kesalahan. Apabila kesalahan yang terjadi cukup fatal, hal ini dapat memperburuk situasi.

Perusahaan kemungkinan akan mengalami kerugian. Di samping itu, hubungan dengan klien pun akan terganggu.

Untuk mengurangi adanya kesalahan ketika pencatatan, perusahaan perlu menerapkan metode pencatatan yang lebih mudah.

Saat ini sudah marak aplikasi yang dapat melakukan pekerjaan akuntan, termasuk dalam mengelola account payable.

Untuk memudahkan pencatatan keuangan usaha Anda, bisa gunakan aplikasi keuangan. Salah satu aplikasi keuangan yang direkomendasikan adalah aplikasi keuangan BukuWarung.

Dengan BukuWarung, Anda bisa mencatat semua pengeluaran, pemasukan hingga utang piutang dari usaha Ada.

 

Tugas Account Payable Staff

"Tugas

Perusahaan besar, umumnya memiliki staff khusus yang mengelola account payable staff. Namun di perusahaan skala kecil, biasanya pekerjaan ini juga dikerjakan oleh akuntan.

Ada pun tugas yang dimiliki oleh staff yang satu ini ada 5 macam, yaitu:

1. Koordinasi dengan bagian supply chain

Transaksi pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan pihak eksternal melibatkan banyak pihak.

Beberapa di antaranya yaitu divisi sales, vendor, purchasing, produksi, dan warehouse. Oleh karena itu, seorang staff harus melakukan koordinasi dengan semua pihak tersebut.

Koordinasi perlu dilakukan supaya pembelian yang dilakukan sesuai dengan rencana.

Selain itu, account payable staff juga harus memahami siklus supply chain supaya dapat memastikan bahwa barang yang dibeli sudah sampai di tujuan dengan selamat.

2. Analisa kegiatan pembelian

Transaksi yang dilakukan umumnya sudah dicatat di dalam dokumen-dokumen terkait.

Namun terkadang terdapat kesalahan baik besar atau kecil di dalam dokumen tersebut. Hal ini dirasa sangat wajar karena pekerjaan tersebut dilakukan oleh manusia.

Account payable staff harus melakukan pengecekan terhadap semua dokumen supaya tak ada kesalahan yang merugikan banyak pihak.

3. Pencatatan kegiatan pembelian

Staff Account Payable memiliki tugas ketiga yaitu melakukan pencatatan terhadap semua kegiatan pembelian.

Langkah ini ditujukan sebagai upaya verifikasi apabila ada ketidaksesuaian antara data di dokumen dengan fakta di lapangan.

4. Pembayaran pembelian yang sudah absah

Setelah pembelian ditetapkan dan disetujui oleh vendor, account payable staff bertugas untuk melakukan pembayaran. Ada tiga jenis pembayaran yang dapat dipilih, yaitu:

  • Cash After Delivery (CAD), merupakan pembayaran dilakukan ketika semua barang sudah dikirimkan oleh vendor ke perusahaan. Perusahaan membayarnya secara tunai.
  • Cash Before Delivery (CBD), semua pembayaran sudah harus dilunasi oleh perusahaan sebelum vendor mengantarkan barang.
  • Pembayaran dua tahap, di tahap pertama, perusahaan melalui staff melakukan pembayaran tanda jadi atau down payment (DP). Setelah itu, perusahaan kembali melakukan pembayaran hingga lunas.

5. Buat laporan dan neraca pembelian

Tugas account payable staff adalah mencatat dan membuat laporan. Laporan ini diserahkan kepada atasan, bisa berupa Manager maupun Supervisor.

Tanggung Jawab

"Tanggung

Selain tugas-tugas di atas, masih ada beberapa lagi tanggung jawab yang wajib dilaksanakan oleh account payable staff, yaitu:

  • Mengawasi dan memastikan bahwa arus kas perusahaan dalam posisi yang normal dan seimbang. Hal ini diwujudkan dengan melaksanakan tugas paling awal tadi, yaitu berkoordinasi dengan seluruh staff terkait.
  • Mengarsipkan seluruh dokumen yang terkait dengan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan. Staff juga perlu melakukan pengecekan terhadap semua arsip.
  • Memastikan bahwa semu aktivitas pembelian yang dilaksanakan oleh perusahaan didokumentasikan dalam bentuk laporan atau catatan.
  • Bertanggung jawab atas pembayaran yang menjadi kewajiban perusahaan. AP staff ini pulalah yang melakukan diskusi dan perjanjian dengan vendor untuk menentukan sistem pembayaran yang menguntungkan bagi kedua belah pihak.
  • Membuat laporan pembelian yang sudah dilaksanakan perusahaan dalam periode tertentu yang menjadi pertanggungjawaban seorang staff terhadap supervisor atau manajer. Umumnya, laporan pembelian ini dibuat dalam periode bulanan dan mingguan.

Kualifikasi 

"Kualifikasi

Orang yang dipilih untuk menempati posisi account payable staff tentu memiliki kualifikasi yang seusai dengan job desk pada jabatan ini. Berikut ini kualifikasi standar untuk staff:

  • Merupakan lulusan Strata-1 (S1) Program Studi Akuntansi.
  • Memiliki pengalaman di bidang AP Staff sekurang-kurangnya selama 1 tahun.
  • Kandidat yang merupakan lulusan di bawah S-1 diperbolehkan untuk mendaftar apabila telah memiliki pengalaman yang cukup di bidang ini.
  • Lancar berkomunikasi dalam bahasa asing, setidaknya bahasa Inggris.
  • Memiliki ketelitian yang tinggi

Setelah membaca penjelasan lengkap mengenai AP Staff di atas, Anda tentu sudah memahami pengertian, tugas dan tanggung jawabnya, serta kualifikasi yang dibutuhkan untuk menduduki posisi ini.