Jika Anda membutuhkan bahan baku untuk bisnis Anda, pastinya Anda membutuhkan purchase order. Berikut ini pembahasan lengkapnya.

Apakah saat ini Anda memiliki rencana untuk mengelola bisnis atau memulai sebuah usaha baru?

Sebaiknya Anda memahami hal-hal penting terkait dengan bisnis, salah satunya adalah purchase order (PO). Dalam bahasa Indonesia dapat diartikan sebagai pesanan pembelian.

Untuk selengkapnya akan dibahas di artikel BukuWarung berikut ini.

Pengertian Purchase Order

Dalam menjalankan bisnis, sebuah perusahaan membutuhkan bahan baku yang didapatkan dari pemasok.

Perusahaan wajib melakukan pemesanan terlebih dahulu sebelum barang atau produk dikirimkan. Hal ini memang perlu dilakukan mengingat produk yang dipesan juga berjumlah besar.

Dalam hal ini, perusahaan merupakan pembeli yang melakukan permintaan produk kepada pemasok. Untuk melakukan pemesanan, pembeli perlu membuat dokumen bernama purchase order. Isinya antara lain nama perusahaan, tujuan, daftar produk yang akan dibeli, kuantitas, dan harga.

Selain hal-hal yang telah disebutkan, dokumen PO juga wajib disertai dengan nomor. Hal ini berguna untuk memudahkan kearsipan dan evaluasi di kemudian hari.

Apabila terjadi kesalahan pada pesanan atau lainnya, perusahaan pembeli dapat memeriksa dokumen PO dengan lebih mudah.

Semakin lengkap dan detail sebuah purchase order, pesanan akan diproses lebih cepat oleh pemasok. Secara otomatis, kedatangan produk pun bisa lebih awal.

Purchase order memang tidak wajib dibuat, namun dokumen ini sangat penting. Jadi, Anda disarankan untuk selalu membuat PO terlebih dahulu sebelum melakukan pemesanan produk kepada supplier atau pemasok.

Pembeli serta pemasok juga perlu melakukan konfirmasi ulang setelah PO dikirimkan. Hal ini berguna untuk antisipasi jikalau ada kekeliruan dalam detail dokumen tersebut.

Sebagai pemilik usaha, jangan lupa juga kelola keuangan usaha Anda dengan baik. Anda bisa gunakan aplikasi keuangan, karena nantinya pengelolaan keuangan Anda akan lebih rapi dan mudah dipahami.

Fungsi Purchase Order

Bagi sebagian pebisnis, membuat purchase order sebelum melakukan pemesanan dirasa cukup rumit. Namun hal ini justru akan lebih memudahkan perusahaan.

Jika tidak memiliki dokumen PO, pihak perusahaan tidak akan memiliki bukti apabila terjadi kekeliruan pada produk yang datang dari supplier.

Fungsi dari purchase order yang pertama adalah memberikan jaminan rasa aman kepada pihak perusahaan.

Dokumen ini memiliki kekuatan hukum sehingga pembeli dapat terhindar dari tindak penipuan oleh pemasok.

Contoh penipuan atau kecurangan yang kerap dilakukan oleh pemasok antara lain mengurangi jumlah barang yang dikirim, mengirimkan barang berkualitas buruk untuk menambah keuntungan, dan menaikkan harga secara tiba-tiba.

Karena fungsi dari purchase order sangat penting, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses pembuatannya.

• Beri nomor yang berurutan untuk setiap dokumen yang dibuat oleh perusahaan Anda. Nomor ini serupa dengan nomor surat resmi.
• Cantumkan nama perusahaan Anda dengan jelas di bagian awal dokumen
• Cantumkan juga nama perusahaan pemasok yang menjadi tujuan Anda.
• Tulis pesanan dengan sedetail mungkin, mulai dari nama produk, merek, jumlah, harga, dan spesifikasi produk lainnya.
• Sertakan juga informasi terkait metode pembayaran yang ingin Anda lakukan. Tuliskan pula cara dan waktu pengiriman.

Untuk meminimalisir kerugian dari usaha Anda, Anda bisa gunakan aplikasi pengelola keuangan BukuWarung. Aplikasi ini bisa membantu pendataan keuangan usaha Anda.

Mulai dari pengeluaran, pemasukan hingga utang piutang dari usaha. Dengan aplikasi ini pembukuan usaha juga akan lebih mudah dibuat.

Contoh Purchase Order

Berikut ini contoh dokumen purchase order yang dibuat oleh PT Mencari Cinta Sejati untuk supplier yang bernama PT Lancar Jaya Abadi.

PO merupakan bukti pemesanan yang sah dan berkekuatan hukum. Oleh sebab itu, dokumen ini sangat diperlukan untuk memberikan keamanan kepada pihak pembeli dalam transaksi jual beli berskala besar.